Työsuunnitelma hakemuksiin 

Nämä ohjeet koskevat ensisijaisesti apurahahakemusten työsuunnitelmia tai projektikuvauksia. Voit kuitenkin soveltaa näitä ohjeita ja vinkkejä myös esimerkiksi residenssi-, mestarikurssi- tai festivaalihakemuksiin.  

Monilla apurahoja myöntävillä tahoilla on omia ohjeistuksia, joihin kannattaa huolella tutustua ja joiden mukaan työstää omaa hakemusta. Hakemuksessasi ota aina huomioon rahoittajan painopisteet ja erityisalat. Katso myös tämän sivuston Yleiset ohjeet apurahaprosessiin. Apurahahakemuksen työsuunnitelma on omanlaisensa tekstityyppi ja sen laatimista voi oppia harjoittelemalla. Työsuunnitelmaa voidaan joissain yhteyksissä kutsua myös projektikuvaukseksi. 

• Työsuunnitelman tarkoitus on kertoa apurahoja myöntävälle taholle tai muille portinvartijoille suunnitelmistasi tai ehdotuksistasi tarkasti mutta suhteellisen tiiviisti.  
• Tekstin peruspilari on itsellesi selkeä idea projektistasi tai tulevasta työskentelystä. Kun sinulla on selkeä ajatus siitä, mitä olet tekemässä, myös hakemuksella on mahdollisuus olla kirkas ja välittää muille aikomuksesi tarkasti.   
• Työsuunnitelma on asiatyylinen teksti, mutta se voi sisältää myös kaunokirjallisia tai päiväkirjamaisia elementtejä, jos ne avaavat työtäsi perustellusti.  

Apua työsuunnitelman sisällön hahmotteluun 

Voit luonnostella työsuunnitelmaa apukysymysten avulla. Tämä ei välttämättä ole asioiden esitysjärjestys hakemuksessasi. Projekteja ja työskentelytapoja on toki monenlaisia. Kaikki nämä kysymykset eivät sovellu kaikkiin projekteihin. 

• Mitä aiot tehdä? Missä ja milloin? Kenen kanssa? Kerro perustiedot tiiviisti. 
  
• Mitä projektissa tehdään käytännössä? Avaa tarkemmin työn toteutustapoja. 
  • Miten valmistaudutaan, millaisin metodein työskennellään, missä ja kuinka kauan? 
  • Onko mahdollinen työryhmä jo kasattu? Millaiset roolit kullakin on työssä? Tai miten työryhmä kasataan? 
  • Tuleeko projektista joku yleisölle jaettava lopputulos? Kenelle se on suunnattu? 

• Miksi projekti pitäisi toteuttaa?
  • Miksi projektin toteutuminen on arvokasta (sinulle ammatillisesti tai henkilökohtaisesti, kentälle, jollekin yhteisölle, yhteiskunnalle…?) 
  • Jos apurahan myöntäjällä on julkilausutut tavoitteet, joita se tukee, voit pohtia hankettasi suhteessa niihin. Jos rahoittaja haluaa esimerkiksi tukea laajempaa osallisuutta taiteisiin tai kestävyystekoja taiteen kentällä, kerro, miten hankkeesi edistää kyseistä tavoitetta. 
    
• Mikä hankkeessa on innostavaa, kiehtovaa, tärkeää? 
  
• Millaiset valmiudet sinulla tai työryhmälläsi on toteuttaa projekti?  
  • Millaista ammattitaitoa ja osaamista työryhmästä löytyy?
  • Esittele sellaista omaa ja työryhmäsi aiempaa kokemusta, joka tukee projektisi toteutumista.  
    
    Opiskelija: Jos haet työskentelyapurahaa taiteelliseen tai tieteelliseen työhön vapaalla kentällä, korosta ammattilaisuuttasi.
    Tee selväksi, että tämä työ ei ole osa opiskeluasi eikä oikeuta sinua opiskelijaetuuksiin.   

• Mille jatkumolle työ asettuu?  
  • Kontekstoi työtäsi: kenen jalanjälkiä seurailet, mihin perinteeseen nojaat, onko sinulla itselläsi pidempi historia samankaltaisen työn parissa?
  • Lisää linkkejä aiempiin töihisi tai referensseihin (mistä ammennat, mikä sinua inspiroi jne.) 
     
• Miten projekti tavoittaa yleisönsä tai elää rahoituksen päätyttyä?  
  • Jos projektista tulee joku jaettava tuotos, miten se tavoittaa yleisönsä?
  • Millaisia jälkitöitä projekti sisältää? Esimerkiksi täytyykö pitää huolta jonkun yhteisön kommunikaatiosta projektin loputtua?
  • Täytyykö kerätä palautetta? Miten se tehdään?
  • Mitä projektista mahdollisesti seuraa jatkossa? 
    
• Miten projekti toteuttaa kestävyys- tai hyvinvointiajattelua?  
  • Otetaanko huomioon ekologinen, sosiaalinen, taloudellinen tai kulttuurinen kestävyys jollain tapaa?
  • Esim. Ovatko projektin tuotokset tai materiaalit hyödynnettävissä uudelleen eli kierrätettävissä?
  • Onko taiteilijoiden työhyvinvoinnista huolehdittu?
  • Ottaako työ huomioon saavutettavuuden kysymyksiä? 
    
• Millaisia muita arvoja tai periaatteita työ tai työn takana on?  
  
• Mihin tässä työssä tarvitaan rahaa?
  • Rahaa tarvitaan usein esim. taiteilijoiden työskentelyyn, tila- tai laitevuokriin, matkustamiseen, materiaalihankintoihin, tuottajan tai muiden ulkopuolisten osaajien palkkaamiseen ja niin edelleen.
  • Muista mainita, kuka projektia vetää ja hakea rahaa myös siihen työhön!
  • Ole täsmällinen yksityiskohdissa. Selvitä etukäteen matka-, majoitus ja vuokrakulut, jotta hakemuksesi on uskottava.  
    
    Apurahatahot eivät yleensä myönnä apurahaa sosiaalisin perustein (esim. työttömyys, yksinhuoltajuus tai huono taloudellinen tilanne).
        
• Mitä muita resursseja projekti vaatii? Onko jotain resursseja jo olemassa: tiloja, yhteistyötahojen työntekijöiden työpanosta, laitteistoa tms.  
  
• Minkä tahojen kanssa teet yhteistyötä?
  • Missä näyttelysi järjestetään, kuka kirjasi tai levysi julkaisee, missä teostasi esitetään, missä yhteisössä työsi tapahtuu jne.
  • Muista mainita, millaista yhteistyötä kunkin tahon kanssa on suunniteltu ja missä vaiheessa yhteistyökuviosi on: oletko ollut yhteydessä tahoon ja aloittanut neuvottelut, onko yhteistyöstä jo sovittu (jos rahoitus varmistuu) vai haaveiletko vasta yhteistyöstä?
• Hahmottele projektisi aikautaulu: mihin vaiheisiin työ jakautuu, miten edetään, missä vaiheessa nyt ollaan. 
  

Työsuunnitelman rakenne 

Tämä ohjeistus tarjoaa yhden mahdollisuuden työsuunnitelmatekstin jäsentelyyn. Muutkin jäsentelytavat ovat mahdollisia.  

1. Alkuun tiivistys hankkeen sisällöstä. Apurahanmyöntäjät lukevat satoja hakemuksia. Apurahan käyttötarkoituksen pitää löytyä nopeasti ja helposti hakemuksen alusta.  Esimerkiksi: 
   • Haen apurahaa kuuden kuukauden ajalle taiteelliseen työskentelyyn tulevan näyttelyni parissa. 
   • Haemme x euron apurahaa työryhmälle (4 hlö) kirkkokonserttikiertueen järjestämiseen: sekä taiteelliseen työskentelyyn että projektin kuluihin. 
   • Kollektiivi K hakee X euron apurahaa seuraavan projektinsa ennakkosuunnittelu- ja valmistelutyöhön. 
     
2. Miten projekti toteutuu käytännössä? Tämä osio voi olla myös projektin merkityksen esittelyn jälkeen.  
   
3. Pidemmät perustelut: hankkeen merkitys, toteuttamismahdollisuudet, lisää tekijöistä  
   
4. Mahdolliset yhteistyötahot, linkit tahoihin  
   
5. Aikataulu ja rahoitus ja resurssien tarpeet avattuna tekstiksi tai luetelmaksi
   (millaisiin asioihin rahaa menee, onko muita tukijoita, lipputuloja tms.) 
   

….

Työsuunnitelman tyylistä 

• Yritä välittää palo ja into tehdä! (Vaikka teksti on asiatyylistä.) 
  
• Anna persoonallisen puheesi kuulua, älä häivytä itseäsi ja ajatteluasi. Kuitenkaan ei ole tarpeen selostaa auki koko henkilöhistoriaasi, ellei se ole olennainen osa käsillä olevaa projektiasi.  
  
• Jos mahdollista, kirjoita työstäsi myös ruumiillisuuden kautta, ei vain “kuivaa” faktaa. 
  
• Käytä riittävän yleistajuisia käsitteitä. 
  
• Älä oleta, että lukija tuntee työtäsi vaan kirjoita kaikki mahdollinen auki. 

• Vaikka olet omasta mielestäsi tunnettu hahmo alalla, kerro hakemuksessa toiminnastasi.
   
• Kerro, miksi juuri sinulla on mahdollisuudet toteuttaa tämä hanke. Millaista osaamista, harrastuneisuutta, perehtyneisyyttä, historiaa juuri sinulla olisi tämän hankkeen tekemiseen.  

• Vältä konditionaalimuotoa. Sen sijaan kirjoita niin kuin projekti olisi jo toteutumassa. 
  Ei näin: ”Haluaisimme järjestää kiertueen, jos saisimme rahaa.”
  
    Mieluummin näin: ”Työryhmä järjestää kiertueen Pirkanmaalla viiden pienen paikkakunnan toreilla kesällä 2024.”  

Työsuunnitelman tiivistelmä

Jos työsuunnitelmasi on hyvin laaja, se ei välttämättä mahdu kokonaan hakemuslomakkeelle, sillä lomakekenttien merkkimäärä on rajattu. Tällöin on tarpeen kirjoittaa lomakkeelle suunnitelmasta tiivistelmä ja liittää laajempi työsuunnitelma erillisenä dokumenttina hakemukseen. Osa rahoittajista pyytää joka tapauksessa hakemuslomakkeellaan erikseen työsuunnitelman tiivistelmän.  

Joissain tapauksissa hakemuksia saatetaan arvioida ensimmäisessä vaiheessa tiivistelmien perusteella. Siksi tiivistelmästä tulisi löytyä lyhyesti kaikki olennainen tieto projektistasi. Työsuunnitelma avaa asioita yhksityiskohtaisemmin ja laajemmin.