Talousarvio

Apurahahakemuksen talousarvio = kustannusarvio + rahoitussuunnitelma 

Kohdeapurahahakemukseen eli jotain tiettyä projektia koskevaan hakemukseen tarvitaan yleensä arvio projektin menoista ja tuloista. Tällä sivulla tarjotaan perusohjeita talousarvion (eli budjetin) laatimiseen apurahahakemusta varten. Ohjeistuksessa keskitytään työryhmän projektiapurahaa varten tarvittavaan talousarvioon. Lyhyesti esitellään asiaa myös yhteisöhakijan projektiapurahahaun ja henkilökohtaisen työskentelyapurahahaun näkökulmasta. 

Missä muodossa talousarvio esitetään? 

Useimmat talousarvion lukijat ja kirjoittajat suosivat taulukkomuotoa. Taulukkotyökalujen käyttö helpottaa laskelmien tekemistä. Rahoittajille esitettävässä projektin talousarviossa menojen ja tulojen täytyy olla yhtä suuret, ellei toisin ohjeisteta.  

Talousarvion täytyy olla tiiviissä suhteessa työsuunnitelman kanssa. Yleensä suuntaa antava talousarvio esitetään jo hakemuslomakkeessa. Siinä voi esitellä, miten kulut jakautuvat taiteellisen työskentelyn, ostopalveluiden tai aputyövoiman kulujen, matkakulujen, materiaali- ja laitekulujen ja muiden hankintojen kesken. Usein yksityiskohtaisempi talousarvio esitetään hakemuksen liitteenä mutta joskus lomakkeelle tuleva, suurpiirteisempi versio riittää. Työsuunnitelmatekstissä voi perustella ja avata täsmällisemmin rahan käyttöä, esimerkiksi millaisia matkakustannuksia syntyy, miksi täytyy palkata graafinen suunnittelija, miksi ei ole majoituskustannuksia jne.  Jos on kyseessä suuri, monivuotinen hanke, selvitä rahoittajataholta, tarvitaanko talousarvio vain haettavasta osaprojektista vai koko hankkeen osalta. 

Talousarvio projekti- ja kohdeapurahoihin

Projekti- tai kohdeapuraha- sekä matka-apurahahakemuksissa tulee esittää hankkeen talousarvio, joka voi sisältää sekä taiteilijoiden työskentelyä että muita kuluja. Talousarvioon kirjataan projektin arvioidut menot ja tulot, siis se, mihin rahaa menee ja mistä sitä suunnitellaan tulevan. 

Miten tehdään kustannusarvio? 

Huomioi aina rahoittajan toiveet kustannusarvion erittelystä. Ryhmittele kulut selkeästi ja hyödynnä rahoittajan käyttämää ryhmittelyä. Jokaista kuluerää ei usein tarvitse esittää erikseen vaan saman tyyppiset kulut voi niputtaa. Tee kuitenkin itsellesi mahdollisimman tarkka ja yksityiskohtainen kustannusarvio, jotta tiedät todelliset kulut. Hakemukseen kulukategorioita voi yhdistellä. Käytä pohjana realistisia summia, arvioi mahdollisimman lähelle todellisia kuluja mutta pyöristä tasakymppeihin tai -satasiin. 

Tavallinen kustannusten erittely on: 

• Apurahatyöskentely 
• Mahdolliset palkat tai palkkiot 
• Ostopalvelut 
• Matkakulut (näihin sisältyvät myös majoituskulut ja mahdolliset päivärahat) 
• Tila- ja kalustokulut 
• Materiaalikulut 
• Muut mahdolliset kulut 

Yhdistysten projektiapurahoihin voi sisällyttää rahaa myös niin sanottuihin yleiskuluihin, esimerkiksi hallinto-, kirjanpito- tai viestintäkuluihin, vaikka ne eivät liittyisi pelkästään kyseiseen projektiin. Ilmoita tällöin yleiskulujen määrä prosentteina ja euroina talousarviossasi, esimerkiksi kohdassa “muut kulut”. Yleensä rahoittajien ohjeista selviää, paljonko yleiskuluja hyväksytään hankkeen menoiksi. 

Apurahaa vai palkkaa? 

Huomioi hankkeesi talousarviossa, kenelle voidaan maksaa apurahaa, kenelle kuuluu maksaa palkkana ja kuka voi ja haluaa laskuttaa työnsä. Apurahan saajina voivat olla yleensä taiteellisen työryhmän jäsenet ja jollain rahoittajilla myös tuottaja. Ostopalveluina tai projektissa palkansaajina on usein niin sanottu aputyövoima, esimerkiksi ompelija, graafinen suunnittelija, esityksen kuvaaja, näyttelyn tai esityksen pystykseen tarvittava apujoukko, teknikot ja niin edelleen. Muista huomioida palkoissa sivukulut eli työnantajamaksut (yleensä 25–35 % palkkasummasta). Apuja työnantajakulujen laskemiseen löydät palkka.fi-sivustolta (siirryt sivustolle). 

Jos kaikki työryhmäsi jäsenet voivat olla apurahan saajia, palkkojen sivukuluja ei tarvitse laskea kustannusarvioon lainkaan. Itsenäisen työryhmän jäsenten apuraha ei siis ole palkkaa.  

Jos taas apurahaa haetaan yhdistyksenä tai yrityksenä, palkkakulut täytyy aina laskea mukaan, sillä nämä toimijat maksavat rahan taiteelliselle työryhmälle yleensä palkkoina. Jotkut rahoittajat hyväksyvät myös yksityisen elinkeinonharjoittajan apurahan saajaksi. 

Miten tehdään rahoitussuunnitelma? 

Kulujen laskemisen jälkeen täytyy näyttää, miten hanke tai projekti rahoitetaan. Rahoittajat eivät välttämättä myönnä tukea hankkeen kuluihin täysimääräisenä, joten hakijan tulee miettiä ja ratkaista, mistä muista tuloista rahoitus koostuu. Toisaalta muutamat rahoittajat nimenomaan haluavat rahoittaa projekteja kokonaisuutena. Tämä selviää lukemalla rahoittajien apurahaohjeita tai suoraan kysymällä. 

Ohjeita tulojen arvioimiseen 

Rahoitussuunnitelmassa täytyy eritellä muu saatu ja haettava rahoitus, mahdolliset osatuotantosopimukset, tilasopimukset ja muut yhteistyöt sekä mahdollinen omarahoitus esimerkiksi lipputulot, omat tilat ja kalustot sekä talkootyö. Kerro siis, onko projektilla sponsori- tai yhteistyösopimuksia, järjestetäänkö joukkorahoituskampanja? Onko mukana joku taustaorganisaatio? Tarjoaako joku taho esim. tiloja, laitteita tai työtä avuksi? Jotkut rahoittajat ovat itse arvioineet talkootyön arvon, esim. 20 €/tunti/henkilö. 

Haetut ja saadut apurahat ja avustukset voi ilmoittaa talousarviotaulukossa esimerkiksi seuraavasti:  

• Kordelinin säätiö, haettu 10/2023, 10 000 €   
• SKR Kainuun maakuntarahasto, haetaan 01/2024, 8 000 € 
• Samuel Huberin taidesäätiö, myönnetty 5/2024, 2 500 € 

Entä työskentely- tai taiteilija-apurahan talousarvio? 

Työskentelyapuraha eli taiteilija-apuraha myönnetään yleensä kuukausina kokoaikaiseen taiteelliseen työskentelyyn, jolloin erillistä talousarviota ei tarvitse tehdä. Apuraha on korvausta taiteellisesta työskentelystä ja menee elämiseen ja hankintoihin. Jos rahoittaja ei ole osittanut omaa kuukausiapurahan määrää, hakemuksessa voi hyödyntää valtion eli Taiteen edistämiskeskuksen kuukausiapurahan summaa (Esim. 1.3.2024 alkaen 2196,31 € / kk) tai vaikkapa Koneen säätiön työskentelyapuraha, joka on uransa alkuvaiheessa oleville taiteilijoille 2700 € kuukaudessa. 

Joltain rahoittajilta voi anoa myös osa-aikaista työskentelyapurahaa esim. 50 %, jolloin on mahdollista tehdä muuta työtä yhtä aikaa. Rahoittajat usein määrittelevät, kuinka paljon apurahakauden aikana voi tehdä palkkatyötä.   

Jos työskentelyapurahaan voidaan liittää myös esim. matka tai materiaalikuluja, niistä tulee tehdä selkeä kustannusarvio. Apurahan saajan on itse otettava itselleen eläke- ja tapaturmavakuutus, jos apurahakausi kausi on neljä kuukautta tai pidempi. 

Apurahataiteilijan eläke- ja tapaturmavakuutuksesta vastaa Maatalousyrittäjien eläkelaitos Mela. Huomioitavaa: 

• Taiteilijan on itse haettava vakuutusta kolmen kuukauden kuluessa apurahakauden alkamisesta. 
• Apurahatyöskentely ei kerrytä ansiosidonnaisen työttömyysturvan työssäoloehtoa. 

• Jos henkilön koko vuoden apuraha ylittää Taiken apurahamäärän, joka on vuoden 2024 alussa 26 355,72 euroa, ylimenevästä osasta on maksettava veroja.

Talousarvio on arvio. Miten menetellä, jos jokin muuttuu? 

Talousarvio on suunnitelma, joka voi muuttua. Jos hankkeesi toteutus poikkeaa suunnitellusta huomattavalla tavalla, ole yhteydessä rahoituksen myöntäjään hyvissä ajoin ja vahvista uusi suunnitelma. Tällaisia raportoitavia muutoksia ovat esim. 

• työskentelyn keston tai ajankohdan muutos 
• työryhmän koon muutos 
• arvioitujen kulujen huomattava kasvu tai pienentyminen 
• uudet yhteistyö- tai sponsorisopimukset  
• apuraha toiselta taholta. 

Huom! Jos saat myönteisen rahoituspäätöksen jostain, voit ilmoittaa sen muille mahdollisille rahoittajille sähköpostitse tai sähköisen palvelun kautta, jos sellainen on olemassa. Myönteiset päätökset voivat vaikuttaa hakemuksen arvioijaan positiivisesti: rahoittaja katsoo, että joku muukin taho on arvioinut, että projektia kannattaa tukea, mutta osa rahoituksesta vielä puuttuu, joten se kannattaa myöntää. Toisen tahon myöntämä rahoitus voi toki vaikuttaa myös kielteisesti: arvioija on sitä mieltä, että projektia on tuettu jo riittävästi eikä siis myönnä lisärahoitusta.