Tämä artikkeli tarjoaa katsauksen yhdistyksen toimintaan vastuiden ja säädösten kautta sekä valottaa sitä, miksi yhdistys voi olla hyödyllinen toimintamalli kulttuurialoilla toimiville.
Kirjoittaja Katri Sipilä, hallitustyön ja johtamisen ammattilainen, juristi
Monien taide- ja kulttuurialan tapahtumien, kuorojen, orkesterien, tanssi- ja kuvataiteen harrasteryhmien taustaorganisaatio on yhdistysmuotoinen. Yhdistys on helppo perustaa ja rekisteröidä. Yhdistyksen toiminnan tarkoituksen on oltava aatteellinen. Yhdistys voi kuitenkin harjoittaa sellaista myös elinkeinoa tai ansiotoimintaa, josta on määrätty sen säännöissä tai joka muutoin välittömästä liittyy sen tarkoituksen toteuttamiseen taikka jota on pidettävä taloudellisesti vähäarvoisena. Yhdistyksen tarkoitus kannattaakin kirjoittaa niin väljäksi, että se mahdollistaa toiminnan laajentamisen ja muokkaamisen tulevaisuudessa ilman yhdistyslain määrittämää sääntömuutosprosessia.
Aktiivinen osallistuminen taide- ja kulttuurialan yhdistyksen luottamustehtäviin antaa mahdollisuuden kerryttää osaamista sekä rakentaa hyödyllisiä ammatillisia verkostoja. Osallistuminen yhdistyksen hallitustyöhön tarjoaa näköalapaikan yhdistystoimintaan ja kerryttää arvokasta johtamiskokemusta, joka voi myös edistää työllistymistä yhdistysmuotoisiin organisaatioihin.
Yhdistysmuotoinen toiminta myös luo mahdollisuuden hakea organisaatioille ja yhteisöille tarkoitettuja toiminta-avustuksia. Myös osa taiteen ja kulttuurin hanke- ja projektiavustuksista on tarkoitettu vain yhteisöille. Yhdistys voi siis toimia tällaisten avustusten hakijatahona.
Ennen yhdistyksen hallitustyöhön ryhtymistä kannattaa tutustua yhdistyksen sääntöihin ja yhdistyslain pääperiaatteisiin sekä yhdistyksen taloustilanteeseen.
Yhdistystoiminnan kivijalan muodostavat yhdistyslaki ja muu toimintaa sääntelevä lainsäädäntö, hyvä hallintotapa ja eettiset toimintaohjeet sekä vastuullisuus.
Jäsentahto määrittelee yhdistyksen toiminnan raamit. Jäsenet päättävät yhdistyksen perustehtävän: miksi yhdistys on olemassa ja mitä se tekee.
Yhdistyksen sääntöihin on lain mukaan kirjattava vähintään seuraavat asiat:
Ylintä päätösvaltaa käyttävät yhdistyksen jäsenet jäsenkokouksessa. Jäsenkokous hyväksyy yhdistyksen sääntömuutokset, valitsee hallituksen jäsenet ja tilin- tai toiminnantarkastajan, vahvistaa tilinpäätöksen tai vuosilaskelman ja myöntää hallitukselle vastuuvapauden. Yhdistyksen kokous myös päättää yhdistyksen kannalta huomattavan omaisuuden luovuttamisesta, ellei tehtävää ole säännöissä määrätty hallitukselle, sekä tekee päätöksen yhdistyksen purkamisesta.
Yhdistyksellä on oltava hallitus, jossa on vähintään kolme 15 vuotta täyttänyttä jäsentä. Puheenjohtajan on oltava täysivaltainen ja hänellä on oltava asuinpaikka Suomessa, jos Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) ei myönnä poikkeuslupaa. Hallituksen tehtävä on lain ja yhdistyksen sääntöjen sekä jäsenkokousten päätösten mukaisesti huolellisesti hoitaa yhdistyksen asioita. Hallituksen on huolehdittava, että yhdistyksen kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty. Hallitus myös edustaa yhdistystä ja pitää jäsenluetteloa sekä ottaa jäsenet, jollei jäsenten ottamista ole säännöissä delegoitu muille. Hallituksen jäsen on velvollinen korvaamaan vahingot yhdistykselle, yhdistyksen jäsenelle tai muulle, jos hän toimii tuottamuksellisesti eli rikkoo normaalia huolellisuusvelvoitetta tai toimii tahallisesti väärin.
Yhdistyslain ohella toimintaa ohjaa hyvä hallintotapa ja vastuullisuus. Hyvä hallintotapa ei ole yksiselitteisesti määritelty, vaan suositusluonteinen ja koostuu monista lähteistä. Myös yhdistykset voivat soveltuvin osin hakea ohjeistusta mm. pk-yrityksille tarkoitetusta Keskuskauppakamarin listaamattomien yhtiöiden hallinnointisuosituksesta.
Vastuullisuus ja kestävä kehitys ovat aikamme ilmiöitä. Niitä edellyttävät myös yhdistyksiltä jäsenistö, sponsorit, kumppanit ja työntekijät. Koska vastuullisuus on laaja käsite, on tärkeä tunnistaa ne ympäristö-, sosiaaliset- ja hyvän hallinnon ja talouden periaatteet, jotka ovat olennaisia kunkin yhdistyksen toiminnassa ja palvelevat sen toiminnan tarkoitusta. Vastuullisuuden tavoitteiden asettaminen luo yhdistykselle pitkän tähtäimen kehitysnäkymiä ja vahvistaa sen vaikuttavuutta.
Hyvän hallinnon mukaisesti ja vastuullisesti toimiva yhdistys noudattaa seuraavia periaatteita:
Puheenjohtaja johtaa yhdistystä ja hallitustiimiä. Hallituksen jäsenen tehtävänä on antaa osaamisensa ja kokemuksensa yhdistyksen käyttöön ja osallistua aktiivisesti hallitustiimin toimintaan. Hallituksen sihteeri ja taloudenhoitaja valitaan usein hallituksen piiristä.
Hallituksen jäsenten on hyvä sopia keskenään pelisäännöt, roolit, työskentelytavat ja vuosiohjelma. Uusien hallituksen jäsenten perehdytyksestä on huolehdittava ja hallituksen jäsenten osaamista kehitettävä säännönmukaisesti. Hyvän hallintotavan suositus on, että hallitus arvioi säännöllisesti oman toimintansa tehokkuutta ja tarkoituksenmukaisuutta.
Puheenjohtajan vastuulla on valmistella hallituksen kokous ja laatia esityslista sekä huolehtia, että se on ajoissa hallituksen jäsenten saatavilla. Kokouksen sihteeri laatii pöytäkirjan, jonka puheenjohtaja allekirjoittaa. Päätösten toimeenpanoa seurataan säännönmukaisesti hallituksessa.
Hallitus huolehtii niin yhdistyksen sisäisestä kuin ulkoisestakin toiminnasta. Sisäistä toimintaa ovat mm. sääntömääräiset jäsenkokoukset, jäsenviestintä, varainhankinta, jäsenpalvelut, jäsenistölle suunnatut tapahtumat ja koulutukset ja projektit. Ulkoista toimintaa ovat mm. viestintä, tapahtumat ja tilaisuudet, kumppanuudet, jäsenhankinta ja viranomaisyhteistyö.
Hallitus vastaa yhdistyksen lainmukaisen kirjanpidon järjestämisestä ja talouden hoitamisesta luottavalla tavalla sekä varainhoidosta. Hallituksen jäsenellä on huolellisuusvelvoite sekä aloite- ja huomautusvelvollisuus, jos jokin päätös tai toimenpide on vastoin lainsäädäntöä tai yhdistyksen tarkoitusta taikka ei ole muutoin eduksi yhdistykselle.
Kirjanpito on pääsääntöisesti toteutettava ns. kahdenkertaisena kirjanpitona. Kevennetty yhdenkertainen kirjanpito on mahdollista pienillä ns. mikroyhdistyksillä tietyin edellytyksin. Yhdistyksen tilinpäätöksen tulee antaa oikeat ja selkeät tiedot yhdistyksen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Tilinpäätös koostuu tuloslaskelmasta ja taseesta.
Yhdistyksen talouden seuranta on järjestettävä toiminnan laadun ja laajuuden vaatimalla tavalla. Taloussääntö selkiyttää toimintaa ja pienentää väärinkäytösriskejä. Ymmärrys vuosittaisista kiinteistä ja vaihtuvista kuluista on hallitukselle tärkeää. Hallituksen on seurattava jäsenmaksujen ja muiden saatavien tilannetta ja järjestettävä tarvittaessa niiden perintä. Ennen päätöksiä, jotka sisältävät taloudellisia sitoumuksia tulee tehdä taustaselvitykset ja laskelmat.
Jos yhdistyksellä on työntekijöitä, hallitus kantaa työnantajan vastuun. Myös yhdistyksen johtava toimihenkilö on työsuhteessa yhdistykseen.
Hallituksen on tärkeää innostaa jäsenistöä osallistumaan yhdistyksen toimintaan ja motivoida jäsenistöä hakeutumaan hallitukseen ja muihin yhdistyksen luottamustehtäviin. Näin varmistetaan yhdistyksen toiminnan avoimuus, jatkuvuus ja kehittyminen pidemmällä tähtäimellä.
Yllä on esitelty yhdistystoimintaa säätelevän yhdistyslain pääkohdat sekä yhdistystoimijoiden vastuut ja velvollisuudet. Vaikka näiden perusteella toiminta voi vaikuttaa vahvasti säännellyltä ja raskaalta, yhdistys voi toimia suhteellisen kevyellä rakenteella ja pienillä resursseilla ja olla silti jäsenilleen monenlaista toimintaa mahdollistava organisaatio.
