Mediatiedote on teksti, jonka taiteilija tai tuottaja lähettää lehtien sekä radio- ja tv-kanavien toimittajille tai toimituksiin.
Tavoitteena on houkutella perinteinen media kiinnostumaan ja julkaisemaan jotain tiedotteen aiheesta.
Jos toimittaja tekee jutun aiheesta, tiedote voi toimia taustoittavana materiaalina toimittajan jutulle.
Joskus viestimet julkaisevat tiedotteet sellaisenaan, toisinaan lyhennettynä.
Mediatiedote on eri tekstilaji kuin tapahtumailmoitus lehden menopalstalla.
Mediatiedotteen rakenne
Merkitse alkuun perustiedot: Päivämäärä, kellonaika, ”mediatiedote keneltä”, valmis julkaistavaksi (heti/PVM).
Otsikoi huolellisesti: Otsikko on tekstin käyntikortti. Se houkuttelee lukemaan koko tekstin ja kertoo riittävästi ja napakasti sisällöstä. Se kannattaa kirjoittamisprosessissa tehdä viimeisenä.
Kirjoita tärkein eli uutiskärki alkuun: Mikä tässä on kiinnostavinta, uutta tai eritystä?
Taustoita seuraavaksi: Tärkeimmän viestin jälkeen annetaan tausta- tai lisätietoa ja kerrotaan laajemmin projektista, sen tavoitteista, kontekstista, jatkosta jne.
Loppuun vielä “faktaruutu”: Ilmoita lopussa kaikkien tärkeiden toimijoiden nimet ja roolit, aikataulu ym. tärkeää perustietoa.
Muista mainita lisätietoja antava tai haastattelupyyntöihin vastaava henkilö: Ketä voidaan haastatella tai kuka ohjaa haastattelupyynnöt eteenpäin? Ilmoita myös hänen roolinsa projektissasi.
Liitä mukaan kuva, jos mahdollista.
Apua uutisoinnin kärjen löytymiseen ja otsikointiin
Nämä ovat yleisiä vinkkejä ja suosituksia, eivät velvoittavia sääntöjä mediatiedotteen kirjoittamiseen ja otsikointiin.
Yritä pohtia, mikä tässä työssäsi tai toimessasi voisi kiinnostaa muita: Onko tapahtumasi paikka, työryhmä tai sisältö jotenkin erityinen? Mitä osallistujat voivat odottaa? Tai mitä erikoista on tapahtunut? Mikä voisi olla “uutisoitavaa” tässä työssä?
Pohdi, millainen on tekstisi (ja taiteesi tms.) kohdeyleisö. Miten voit puhutella heitä mediassa?
Muotoillessasi otsikkoa:
Mieti, mikä on tekstin kiinnostavin kohta? Mikä on tarpeen mainita jo otsikkotasolla, minkä voi jättää tekstin aloitukseen?
Yritä aina löytää otsikkoon verbi. Pyri välttämään kuitenkin passiivimuotoa (tehdään), olla-verbiä sekä kielteistä muotoa. Suosi tuoreita ja eläviä verbejä. Huomaa, että jossain tapauksessa juuri negaatio tai olla-verbi voi toimia parhaiten jonkun tietyn jutun otsikossa.
Vinkki: Otsikon ei kuitenkaan tarvitse selittää koko juttua. Kiehtovat yksityiskohdat, draama tai konkretia usein houkuttelevat lukemaan.
Esimerkiksi “Neljä äänitaideteosta kaupunkiympäristössä” ei ole kovin omaperäinen viesti. Parempi olisi vaikkapa: “Rautatieaseman alikulkutunnelista tuli ääniteoksen avulla turvallisempi paikka.”
Mediatiedotteen tyylistä
Kirjoita huolellisesti asiallista mutta elävää kieltä. Käytä riittävän yleistajuisia käsitteitä. Kuvaile asioita siten, että kuka tahansa median käyttäjä saisi käsityksen, mistä on kyse.
Huomioi kieli- ja tyylivalinnoissa, mihin tiedotusvälineisiin kirjoitat: oman alasi erikoislehtien lukijoilta voidaan olettaa erilaista taustatietoa kuin vaikkapa sanomalehtien lukijoilta.
Sitaatit maustavat tekstiä. Voit lainata omaa puhettasi tai toista työryhmäläistä. Sitaatin kautta voi kertoa asioita värikkäämmin kuin muussa leipätekstissä.
Mediatiedotteessa kieli ei ole mainosmaista eikä puhuttele suoraan lukijaa.
Ei siis näin: “Tule nauttimaan esityksestä!” vaan mieluummin esimerkiksi: “Työryhmän mukaan tapahtumaan ovat tervetulleita kaikenikäiset osallistujat.”
Vinkkejä mediatiedotteen lähettämiseen
Etsi mediatalojen tai sanomalehtien sivuilta toimituksen tai suoraan toimittajien sähköpostiosoitteita.
Kerää itsellesi osoitelista, jota päivität aika ajoin.
Älä lähetä tiedotetta toimituksen juttuvinkkilaatikkoon, vaikka sellainen olisi olemassa. Tiedote on toisentyyppinen teksti kuin juttuvinkki, koska sen voisi sellaisenaan julkaista lehdessä.
Kun olet lähettänyt tiedotteesi (riittävän ajoissa), soita perään. Voit kertoa, että olet lähettänyt tiedotteen ja tiedustella, miltä näyttää, ehtiikö joku toimittaja tarttua aiheeseen tai mahtuisiko tiedote lehteen lähiaikoina. (Harvalla radiokanavalla luetaan tiedotteita sellaisenaan.)
Tiedotteen ajoitus auttaa viestiä menemään läpi
Jos tiedotat jostakin asiasta etukäteen, lähetä tiedotteesi riittävän ajoissa. Jos kerrot jo tapahtuneesta (esim. palkinnon saamisesta tai kilpailumenestyksestä), lähetä tiedote mahdollisimman pian tapahtuneen jälkeen.
Aamut ovat erinomaista aikaa tiedottamiselle. Kannattaa kuitenkin välttää tasatunteja, koska tuolloin toimituksiin kasautuu usein tiedotesuma. Ajasta tiedotteesi lähtemään esimerkiksi kymmenen tai 15 minuuttia vaille.
Maanantait ovat hyviä päiviä tiedotteille, joiden julkaisupäivässä on valinnanvaraa.
Lauantai ja sunnuntai ovat yleensä toimituksissa hiljaisia päiviä, mutta silloinkin toimittajat ovat töissä, joten heillä voi olla aikaa käydä läpi tiedotteita. (Tosin kulttuuritoimittajat eivät välttämättä työskentele viikonloppuisin.)
Tiedotteen kolme tärkeintä elementtiä
Sisältö ja uutisarvo: uutisoinnin kärki mietitty huolella
Rakenne: olennaisin asia käy selville muutaman sekunnin silmäyksellä: Mitä? Kuka? Missä? Milloin? Miksi?
Kieli: teksti on selkeää ja asiatyylistä sekä kiinnostavaa.
Lähteet:
Järvinen-Nummi, Aulikki 2009. ”Muistilista lehdistötiedotetta tekevälle taiteilijalle.” Täydellinen ympyrä – Tampereen Taiteilijaseura tiedotuslehti 2009/2.
STT:n tiedoteopas ”Näin kirjoitat hyvän tiedotteen”
Taideuutiset 6.3.2023. Näillä vinkeillä laadit lehdistötiedotteen Taideuutisiin – tiedoterunko helpottaa yhteistyöstä. Taideuutiset-uutisblogi.
