Itsensä johtaminen

Oman työn suunnittelu ja tekeminen sisältävät aina oman työn johtamista, mutta sitä voi tehdä enemmän tai vähemmän tietoisesti. Jokainen ajattelee ja suunnittelee omaa arkeaan niin töiden kuin muidenkin asioiden osalta. Joku kirjaa kalenteriin asioita yksityiskohtaisesti ja joku toinen taas toimii enemmän ”tässä ja nyt” -periaatteella. Tyyli ja käytännöt voivat vaihdella paljon, mutta kaksi asiaa ovat olennaisia kaikille. Ensinnäkin se, että omassa elämässä on hallinnan tunne eli kokemus siitä, että voi itse ohjailla elämäänsä ja vaikuttaa asioihin ja toiseksi se, että tärkeät asiat saavat ansaitsemansa ajan ja huomion.  

Tämän tekstin kirjoittajalla on 30 vuotta kokemusta toimimisesta freelancerina ja mikroyrittäjänä, joka on toteuttanut kymmeniä itsensä johtamista käsitteleviä koulutuksia ja työpajoja. Seuraavassa esitetyt havainnot, vinkit ja käytännöt perustuvat sekä kirjallisuudesta poimittuihin oppeihin että omiin ja muiden kokemuksiin. Teksti ei kuitenkaan ole resepti eli sellaisenaan toteutettava kokonaisuus vaan näkökulmien ja vaihtoehtojen esittelyä. Kun luet tekstiä, poimi itsellesi sopivia ajatuksia ja käytäntöjä, kokeile, ota käyttöön tai luovu sen mukaan, lisääntyykö hallinnan tunne ja itsellesi tärkeiden asioiden toteutuminen. 

Työyhteisöissä mm. suunnitellaan tulevaa, rakennetaan yhteisiä käytäntöjä ja käydään kehityskeskusteluja. Itsensä johtamisessa tehdään kaikki sama mutta yleensä yksin. Suositeltava työtapa on toteuttaa itsensä kanssa kehittämis- ja suunnittelupäivä esimerkiksi kerran vuodessa ja sen lisäksi pysähtyä pohtimaan asioita muutaman kerran vuoden aikana. Tähän tarvitaan keskeytymätöntä aikaa ja miellyttävä ympäristö. Tärkeää on myös se, että voi ottaa etäisyyttä asioihin ja saada näin uutta näkökulmaa asioihin. Pohdintojen kirjaaminen on tarpeen, jotta asioihin voi palata.   

Toinen hyvä vaihtoehto on käydä vastavuoroista suunnittelukeskustelua luotetun kollegan kanssa. Tällöin on hyvä sopia rooleista niin, että tietyn ajan kumpikin toimii toisen ”sparraajana”. Olennaista on esittää kysymyksiä – myös vaikeita – ja auttaa toista selkeyttämään omia ajatuksiaan, suunnitelmiaan ja käytäntöjään. Kysymysten lisäksi on hyvä tehdä (väli)yhteenvetoja keskustelusta sekä esittää erilaisia ideoita tai vaihtoehtoja.  

Yksi mahdollisuus on myös käyttää ulkopuolista työnohjaajaa keskustelukumppanina. Tästä löydät enemmän tietoja Suomen työnohjaajien sivuilta: https://www.suomentyonohjaajat.fi/  

Itsensä johtamisen alueet 

Tavoitteet ja työn merkitys 

Kaikkea muuta oman työn johtamisessa selkeyttää näkemys siitä, mikä on työn tarkoitus ja merkitys muille ja itselle. Tätä kutsutaan usein perustehtäväksi. Arkista työtä ja valintoja varten perustehtävä on hyvä konkretisoida tavoitteiksi: mitä olen saanut aikaan viiden, kolmen ja yhden vuoden päästä. Ideaalitilanteessa nämä tavoitteet ohjaavat arkipäivän valintoja kuten ajankäyttöä. 

Organisointi 

Yksi tärkeimmistä asioista oman työn johtamisessa on ajankäyttö. Aihetta käsitellään niin lukuisissa kirjoissa kuin nettisivuillakin. Yksi itsensä johtamisen työpajaan osallistunut tiivisti löytämänsä näin: ”Päätä, mitä teet, ja tee se!” Seuraavat asiat näyttävät toistuvan useissa lähteissä, mutta tärkeintä on löytää itselleen ja omaan työhön sopivat käytännöt, koska yhtä oikeaa mallia ei ole.  

• Perustava rajaus on se, mikä aika on työlle ja mikä muulle elämälle. Rajaus voi olla hankala, mutta oman hyvinvoinnin vuoksi sitä kannattaa tehdä.  
  
• Tärkeimmille tehtäville on hyvä varata riittävästi rauhallista, keskeytymätöntä työaikaa.  Rauhallinen työaika tarkoittaa sitä, että puhelin, sähköposti, some tai muu tekijä ei pääse keskeyttämään työtä – siis hälytykset ja vilkuilu pois.  
  
• Tärkeimpiin töihin on hyvä varata omaan viikko- ja päivärytmiin sopivat ajat niin, että silloin on yleensä parhaimmillaan.
     
• Lisäksi tarvitaan taukoja, ruoka-aika, aikaa liikunnalle ja niin säntillinen unirytmi kuin mahdollista. Näistä on helppo tinkiä tässä ja nyt, mutta pidemmän päälle näiden toteuttaminen on ”tallettamista hyvinvointipankkiin”. 

• ’Multitaskaaminen’ ei ole tehokasta. Kannattaa siis varata tietyt ajankohdat myös muille kuin em. tärkeimmille tehtäville (sähköpostit ja puhelut, somen päivitys ja muu markkinointi, talousasiat jne.). Kalenterivaraukset eri tehtäville tuottavat monelle hallinnan tunnetta, mikä edistää hyvinvointia ja varmistaa myös sitä, että tarpeellinen tulee tehdyksi. 

• Kurinalaisuus auttaa keskittymään tärkeimpiin asioihin ja tekemään myös ne ’ei-niin-mukavat’ asiat ilman kiireen tuntua. Kaikkea ei kuitenkaan voi päättää itse (esim. yhteiset työskentelyajat) ja aina välillä suunnitelmat pettävät. Itsensä moittimisen sijasta kannattaa vain palata hyviin käytäntöihin.  

• Isojen asioiden aloittaminen voi usein olla hankalaa ja sen sijasta alkaakin siivoamaan työhuonetta tai kotia tai muuten välttelee tärkeintä tehtävää. Yksi ratkaisu tähän on se, että aloittaa työn jostakin kohdasta miettimättä sitä, mitä kaikkea on vielä edessä. Siis ”rimakauhu” pois ja tekemään. 

Muita oman työn organisointiin liittyviä ratkaisuja voivat olla: 

• Laskutus-/palkkaennuste:
  Kun toimeentulo koostuu useista lähteistä, säännöllisten tulojen sekä sovittujen ja alustavien keikkojen kirjaaminen Excel-taulukkoon tai vastaavaan auttaa hahmottamaan tulojen ja menojen tasapainoa. Se voi tuottaa mielenrauhaa ja osoittaa myös tilanteet, joissa on tarpeen hankkia lisätuloja. 

• Työpäiväkirja kalenterin rinnalla dokumentoi tehdyt asiat:
  Työpäiväkirja tekee asiat näkyväksi eli se on jatkuvaa palautetta itselle ja sen läpikäyminen on hyvä perusta, kun seuraavan kerran käyt läpi pidemmän ajan suunnitelmia. 

Motivaatio ja hyvinvointi 

Motivaatiossa on kyse sekä ulkoisista että sisäisistä tekijöistä. Ulkoisia tekijöitä ovat mm. toimeentulo (asiallinen palkka tehdystä työstä), työn edellyttämät tilat ja välineet. Puutteet näissä heikentävät motivaatiota, mutta varsinaiset motivaatiota kohottavat tekijät ovat sisäisiä tekijöitä. Näihin kuuluvat  

• itsenäisyys ja vaikuttamismahdollisuudet  
• osaaminen, kehittyminen ja aikaansaaminen (työpäiväkirja) 
• kuuluminen yhteisöön ja sosiaalinen tuki.  

Erityisesti freelancerin on hyvä miettiä, minkälaista yhteisöä ja sosiaalista tukea itselleen tarvitsee. Onko se alan järjestöt, vapaamuotoiset verkostot tai jotain muuta? 

Työhyvinvoinnin perusta on hallinnan tunne ja kokemus, että työn vaatimukset ja tekemisen edellytykset ovat tasapainossa. Tähän siis vaikuttavat monet tekijät toimeentulosta työn (taiteellisten) päämäärien toteutumiseen. Omaan hyvinvointiin vaikuttaa myös esimerkiksi oma tapa tulkita ja tuntea erilaisissa tilanteissa. Erityisesti taiteellisessa työssä palautteen käsittely ja oma vaativuus on keskeisiä. On selvää, ettei kukaan pyri tekemään keskinkertaista taidetta, mutta silti on tarpeen hyväksyä sekin, että kaikki ei aina onnistu täydellisesti. Jos tämä alue on itselle vaikea, kannattaa liittää työpäiväkirjaan huoliosio. Siihen kirjoitetaan ilman kritiikkiä se, mikä harmittaa, masentaa tai ahdistaa. Pienen tauon jälkeen näihin on hyvä palata, asettua ulkopuolisen näkökulmaan ja kirjoittaa kommentit huolenaiheisiin. 

Hyvinvointia kuitenkin tukee se, että on merkityksellistä tekemistä myös työn (siis myös taiteen tekemisen) ulkopuolella, sekä hallinnan tunne vapaa-ajalla niin, että kaikki ei ole kuitenkaan ennakkoon ohjelmoitua. Aina ei tarvitse olla tekemässä jotain – jouten oleminen ja mitään tekemättömyys ovat myös tärkeitä oman hyvinvoinnin kannalta. Hyvinvoinnissa vielä kaikille ihmiselle tärkeitä ovat riittävä uni, terveellinen ravinto ja liikunta. 

Freelancer on työssään oma esihenkilönsä ja esihenkilön vastuulla on sekä onnistuminen työssä että huolehtiminen motivaation ja hyvinvoinnin edellytyksistä. Tämä tarkoittaa erilaisia rajauksia kuten edellä ajankäytön osalta esitettiin. Rajauksiin liittyy kyky sanoa tarvittaessa ei. “Ein” sanominen on monelle vaikeaa erityisesti, kun tarjolle tulee työtehtäviä, verkostoitumista tai palkattomia hankkeita, jotka voisivat tuottaa myöhemmin jotain. “Ein” sanomiseen liittyy monesti myös huoli siitä, että ”jos kieltäydyn tästä, loppuvatko työt”.  

On hyvä selkeyttää itselle, millä perusteilla johonkin mahdollisuuteen tarttuu tai ei tartu. Avuksi on myös se, jos on valmistautunut siihen, miten sanoo “ei”. Itse huomasin kiemurtelevani vastauksissani (”nyt on kyllä aika kiire ja hankala tilanne”) ja muutin kieltäytymisen myönteiseen muotoon: ”Nyt on yrittäjän unelmatilanne eli kalenteri täynnä, mutta parin kuukauden päästä …” Reaktio tähän oli myönteisempi ja monesti aikataulua voitiin säätää niin, että yhteistyö olikin mahdollista.  

Ehkä tärkein asia edellä kuvattuun liittyen on löytää tasapaino oman vaativuuden ja itsemyötätunnon välillä. Vaativuus tuottaa paljon hyvää, mutta liiallisena se on uhka sekä terveydelle että oman työn laadulle. Moni on ”itse itsensä pahin vihollinen” ja siksi riittävän hyvän näkökulma on tarpeen pitää mielessä. Edellä mainitun työpäiväkirjan lisäksi kollegiaalinen keskustelu on tässä hyväksi avuksi. 

Tässä esitetyn lisäksi on hyvä tutustua  Art Pro -materiaalipankin työhyvinvointiosaan. 

Kehittäminen ja kehittyminen 

Oman osaamisen ja työn kehittämistä ohjaa työlle määritetty perustehtävä. Sen lisäksi on tarpeen seurata omaa taiteenalaa niin, että se tuottaa näkemystä siitä, mitä omassa osaamisessa ja työssä tulisi edistää. 

Perustehtävään liittyvien tavoitteiden rinnalle on hyvä tunnistaa kehittymistavoitteita. Tässäkin on hyvä muistaa kohtuullisuus ja se, että valtaosa – nyrkkisäännön mukaan 70 % –uuden oppimisesta tapahtuu työtä tekemällä. Noin viidenneksen opimme muilta, mikä korostaa freelancerin yhteistyön merkitystä. Samaisen nyrkkisäännön mukaan kymmenesosan opimme kouluttautumalla. Kehittyminen ei siis ole ensisijaisesti kursseja vaan kokeilua, harjoittelua ja tekemistä. Oppimista ja kehittymistä siis tapahtuu koko ajan, kun pääsee työtään tekemään, mutta ammattitaidon kehittyminen vie aikaa. Tässäkin on tarpeen olla myötätuntoinen itseään kohtaan. 

Ratkaisukeskeisyys ja itsensä johtaminen 

Kukin itsensä johtaja voi luoda itselle toimivimmat rutiinit, jotka ohjaavat siihen, että työssä voisi keskittyä tärkeimpiin asioihin ja tehdä työtä pitkäjänteisesti itselle sopivalla ja kestävällä tavalla. Kun itsensä johtamisen käytännöt rutinoituvat, niistäkin vapautuu energiaa olennaiseen.   

¹ Mukailtu Robert E. Quinnin Competing Values Framework – mallin pohjalta, https://www.quinnassociation.com/en/robert_e_quinns_competing_values_framework