Apurahan käyttöselvitys

Ohjeita ja apua apuraharaportin kirjoittamiseen: Mitä raportoida ja miten? Mitä tietoa ja materiaalia kerätä projektin aikana?

Kirjoittajat: Riitta Huttunen, Sirpa Lahti ja Laura Lehtinen, Taideyliopisto

Sisältö:

Saaduista apurahoista ja avustuksista täytyy yleensä tehdä käyttöselvitys. Lue apurahojen myöntöpäätös aina huolellisesti ja perehdy myöntäjän raportointikäytäntöön myös kotisivujen tai sähköisen lomakkeen kautta. Apurahapäätöksessä yleensä kerrotaan apurahan käyttöselvityksen määräpäivä ja ohjeet.

Monella rahoittajalla on periaate, että hakijalle ei myönnetä uutta apurahaa ennen kuin hän on selvittänyt aikaisemmat, saman tahon myöntämät apurahat. Joskus selvittämättömät apurahat voidaan joutua perimään takaisin. Tee siis käyttöselvitys ajoissa. 

Jos olet saanut projektiisi useita apurahoja ja avustuksia, tarkista että käytät oikeaa selvityslomaketta ja että täytät sen kohdat huolellisesti. Säilytä aina kaikki hankkeeseen liittyvien ostojen kuitit huolellisesti selvittämiseen saakka. Jotkin rahoittajat vaativat tositteiden säilyttämistä jopa kahden vuoden ajan myös selvittämisen jälkeen. Kutakin apurahaa kohden tule raportoida vain sitä koskevat kulut, eikä kuitteja voi käyttää enää muiden apurahojen käyttöselvityksiin. Huomaathan myös, että kun olet raportoinut kulut apuraharaportilla, et voi vähentää kuluja enää omassa verotuksessasi. 

Vapaamuotoisessa käyttöselvityksessä voit kertoa omin sanoin, toteutuiko hankkeesi suunnitellulla tavalla. Kerro, mitä tehtiin, missä ja milloin, kenen kanssa.  Millaisen yleisön työsi tavoitti ja millaisen vastaanoton se sai? Kiinnostuiko media työstäsi? Keskusteltiinko siitä sosiaalisen median alustoilla? Millaista palautetta sait?  

Talousselvitys

Esitä myös hankkeen toteutunut talousselvitys. Kerro, miten hankkeelle asetetut tavoitteet toteutuivat. Mikäli hakkeesi poikkesi alkuperäisestä suunnitelmasta, selvitä, millaisia muutoksia hankkeessa tehtiin ja miksi. 

Apurahaselvityksen sopiva mitta on n 1–3 sivua ja liitteeksi on hyvä lisätä erillinen talousselvitys sekä mahdollisia lehtileikkeitä, mediaosumia, käsiohjelmia, yms. 

Näin teet selvityksen tekemisestä helppoa: 

  1. Tarkista heti apurahan saatuasi, mitä rahoituksen myöntäjä vaatii käyttöselvityksessä.
    Valmistaudu tuottamaan tai keräämään tarvittavat tiedot työskentelysi / projektisi aikana. 
  1. Tarkista käyttöselvityksen aikataulu suhteessa työskentelysi / projektisi aikatauluun.
    Joskus apuraha pitää selvittää jo ennen koko projektin päättymistä, joskus taas projekti päättyy kauan ennen selvityksen määräpäivää. Kummassakaan tapauksessa selvitystä ei kannata jättää roikkumaan.   
  1. Pidä kirjaa projektin taloudesta projektin edetessä, älä vain lopuksi.
    Voit tehdä talouden seuraamista itse tai sinulla saattaa olla kirjanpitäjä tai projektilla oma talousvastaava. Joka tapauksessa apurahan saajana olet vastuussa myös talouden raportoinnista, joten on hyvä olla tietoinen, miten taloutta seurataan, vaikka et tekisi sitä itse. 
  1. Säilytä kaikki apurahalla tehtyjen ostojen kuitit sekä maksetut laskut.
    Jokaisesta apurahaa koskevasta tilitapahtumasta tulee olla tosite, myös tuloista (esim. lipputulot, esiintymispalkkio).
    Tosite voi olla esimerkiksi:  
  • kuitti ostosta 
  • maksettu ostolasku (palvelusta, hankinnasta) 
  • koonti lipputuloista 
  • sopimus esiintymispalkkiosta 
  • lähetetty myyntilasku (esiintymisestä, teoksesta, palvelusta) 
  1. Selvennä itsellesi, millaisia tavoitteita projektillasi on.
    Mieti heti aluksi, millaista tietoa sinun tarvitsee kerätä projektin aikana, jotta voit kertoa apurahan käyttöselvityksessä tavoitteiden toteutumisesta. 
  1. Tallenna projektin aikana saadut arviot, kritiikit, käsiohjelmat, lehtileikkeet, mediaosumat ym., joita tarvitset liitteeksi käyttöselvitykseen. 
  1. Jos työskentely tapahtuu jonkin organisaation sisällä, voi olla tarpeen tehdä kirjanpitoon apurahalle oma kustannuspaikka tai seurantanumero. Tarkista tämä apurahan myöntäjän sekä oman organisaatiosi ohjeista.