Redovisning av stipendiemedel
Anvisningar för redovisningen av stipendiemedel. Vad som ska rapporteras, vilket material som ska samlas in…
Av Riitta Huttunen, Laura Lehtinen och Sirpa Lahti, Konstuniversitetet
I de flesta ska du redovisa hur beviljade stipendiemedel har använts. Läs noggrant igenom stipendiebeslutet och stipendiegivarens rapporteringspraxis på webbplatsen eller i den elektroniska blanketten. Ofta finns anvisningar och tidsfrister för redovisningen av stipendiemedel i stipendiebeslutet.
Många finansiärer kräver att tidigare stipendier redovisas innan en sökande beviljas ett nytt stipendium från samma finansiär. Ibland återkrävs stipendier som inte har redovisats. Se till att göra din redovisning av stipendiemedel i god tid.
Om du har beviljats flera stipendier eller stöd för ditt projekt ska du kontrollera att du använder rätt redovisningsblankett och fylla i alla delar noggrant. Spara alltid samtliga inköpskvitton som kan kopplas till projektet tills redovisningen är gjord. Vissa finansiärer kräver att verifikationer ska sparas i två år efter redovisningen. Du ska rapportera utgifter som hänför sig till respektive stipendium, och du kan inte använda samma kvitton till redovisningen av andra stipendier. Observera att när du har rapporterat utgifterna i en stipendierapport kan du inte längre dra av kostnaderna i din beskattning.
I en fritt formulerad redovisning av stipendiemedel kan du med egna ord berätta om projektet kunde genomföras på planerat sätt. Skriv om vad som har gjorts, var, när och vilka som har deltagit. Vilken typ av publik fick ta del av ditt arbete och hur togs det emot? Visade media intresse för ditt arbete? Diskuterades ditt arbete i sociala medier? Vilken slags feedback har du fått?
Ekonomisk rapport
Tillhandahåll även en ekonomisk rapport för projektet. Berätta om ni har uppnått de mål som sattes för projektet. Om projektet avvek från den ursprungliga planen ska du redogöra för vilka förändringar som gjorts och varför.
Redovisningen av stipendiemedel bör vara omkring 1–3 sidor, och du kan med fördel bifoga en ekonomisk rapport samt eventuella tidningsurklipp, mediamaterial eller programblad m.m.
Gör det enkelt att redovisa stipendiemedel
- När du beviljas ett stipendium bör du direkt kontrollera stipendiegivarens krav för redovisningen av stipendiemedel och förbereda eller samla in nödvändig information under arbetet/projektet.
- Kontrollera tidsplanen för redovisningen i förhållande till tidsplanen för ditt arbete/projekt. I vissa fall ska redovisningen av stipendiemedel lämnas in innan projektet har avslutats, och i andra fall hinner projektet avslutas innan redovisningens ska vara inne. Oavsett så bör du inte vänta med redovisningen.
- Dokumentera projektets ekonomi under projektets gång, och lämna inte det till slutet. Du kan göra den ekonomiska uppföljningen själv eller ta hjälp av en bokförare eller utse en ekonomiansvarig för projektet. Det är dock alltid du som stipendiemottagare som är ansvarig för den ekonomiska rapporteringen, och därför är det bra att ha koll på hur ekonomin följs upp, även om du inte själv hanterar det.
- Spara samtliga kvitton och fakturor för inköp och betalningar gjorda med stipendiemedlen. Det ska finnas verifikationer för alla kontotransaktioner som är kopplade till stipendiet, även för intäkter (t.ex. biljettintäkter, arvoden).
En verifikation kan till exempel vara:
- inköpskvitto
- betald inköpsfaktura (för köp av tjänst eller vara)
- sammanställning av biljettintäkter
- avtal om arvoden
- skickad försäljningsfaktura (för föreställning, verk eller tjänst)
- Vilka mål har ditt projekt? Det är bra att redan från början fundera på vilken slags information som ska samlas in under projektet så att du kan berätta om de mål som har uppnåtts i redovisningen av stipendiemedel.
- Spara eventuella bedömningar, kritik, programblad, tidningsurklipp, mediamaterial m.m. under projektet som du sedan kan bifoga till redovisningen.
- Om arbetet sker inom en organisation kan stipendiet behöva ett eget kostnadsställe och spårningsnummer i bokföringen. Kontrollera det i stipendiegivarens och den egna organisationens anvisningar.
