Budget = kostnadskalkyl + finansieringsplan

Till ansökan om projektstipendium ska i regel fogas en beräkning av projektets utgifter och intäkter. På den här sidan ger vi grundläggande anvisningar för upprättande av en budget för en stipendieansökan och lägger fram några exempel på budgetar. Anvisningarnas fokus är den budget som behövs för ett projektstipendium till en arbetsgrupp. Vi redogör också kort om frågan då det handlar om en organisation som ansöker om projektstipendium eller en person som ansöker om arbetsstipendium.

I vilken form ska budgeten läggas fram?

De flesta som läger och upprättar budgetar föredrar tabellformatet. Kalkylverktyg underlättar beräkningarna. I en projektbudget som ska läggas fram för finansiärer ska utgifterna och intäkterna vara lika stora, om inte annat anges i anvisningarna.

Budgeten ska gå hand i hand med arbetsplanen. Oftast lämnas en riktgivande budget redan på ansökningsformuläret. I den kan man redogöra för hur kostnaderna fördelas mellan konstnärlig verksamhet, köpta tjänster eller kostnader för assisterande arbetskraft, resekostnader, material- och utrustningskostnader och andra anskaffningar. Ofta ska en mer detaljerad budget fogas som bilaga till ansökan, men ibland räcker det med en mer ungefärlig version på formuläret eller blanketten. I arbetsplanen kan man redogöra närmare för vad pengarna ska användas till, såsom vilka resekostnader som uppkommer, varför det är nödvändigt att anställa en grafisk designer, varför projektet inte har inkvarteringskostnader osv.  I ett stort projekt som löper över flera år ska du höra dig för hos finansiärerna om de vill ha en budget för endast det delprojekt som ansökan gäller eller för hela året.

Projektstipendier till arbetsgrupper

I ansökningarna om projektstipendium eller resestipendium ska läggas fram projektets budget, som kan omfatta både den konstnärliga verksamheten och andra kostnader. I budgeten antecknas projektets beräknade utgifter och intäkter, med andra ord vad pengar kommer att läggas ut på och varifrån de är tänkta att flyta in.

Före upprättande av budget

När du upprättar en budget för en stipendieansökan är det viktigt att du först sätter dig noga in i finansiärens anvisningar:

• För vem och vilka syften beviljas stipendiet?
• Vilka eventuella begränsningar finns det på användningen av stipendiet; vilka kostnader kan täckas med stipendiet?
• Ta också reda på hurdana stipendier som beviljats tidigare (belopp och ändamål).

Att göra en budget

Budgetens delar

Beakta alltid finansiärens anvisningar gällande hur budgeten ska vara specificerad. Gör en tydlig gruppering av kostnaderna enligt den gruppering som finansiären använder. Varje kostnadspost behöver inte tas upp för sig, utan det går bra att slå ihop samma slags kostnader. För dig själv bör du ändå göra en så exakt och detaljerad budget som möjligt, så att du är medveten om de verkliga kostnaderna. Flera kostnadskategorier kan slås ihop på ansökan. Utgå från realistiska belopp och gör beräkningarna så nära de verkliga kostnaderna som möjligt, men avrunda dem till jämna tio eller hundra euro.

En vanlig kostnadsspecifikation är som följer:

• Stipendiefinansierat arbete
• Eventuella löner eller arvoden
• Köpta tjänster
• Resekostnader (inkl. inkvarteringskostnader och eventuella dagtraktamenten)
• Kostnader för lokaler och utrustning
• Materialkostnader
• Eventuella övriga kostnader

Projektstipendier till föreningar kan också innehålla pengar för så kallade allmänna kostnader för exempelvis administration, bokföring eller kommunikation, även om de inte endast hänför sig till projektet i fråga. I så fall ska du ange de allmänna kostnadernas procentandel och belopp i budgeten, till exempel under ”övriga kostnader”. Oftast framgår det av finansiärernas anvisningar hur mycket allmänna kostnader som kan godkännas för projektet.

Stipendium eller lön?

När du gör projektets budget ska du beakta vem som kan få stipendium, vem som ska få lön och vem som kan och vill fakturera för sitt arbete. Stipendiemottagare kan vanligtvis vara medlemmarna i den konstnärliga arbetsgruppen och hos en del finansiärer även producenten. Köpta tjänster eller löntagare i projektet utgörs ofta av så kallad hjälparbetskraft, såsom sömmerska, grafisk designer, den som filmar föreställningen, de som hjälper att bygga utställningen eller föreställningen, tekniker med mera. Kom ihåg att räkna med lönebikostnaderna, det vill säga arbetsgivaravgifterna (oftast 25–35 % av lönesumman). Mer hjälp med att beräkna arbetsgivarens kostnader finns på Palkka.fi (gå till webbplatsen).

Om alla medlemmar i arbetsgruppen kan vara stipendiemottagare, behöver du inte ta med lönebikostnader i kostnadskalkylen. Stipendier till medlemmar i en självständig arbetsgrupp betraktas med andra ord inte som lön.

Om stipendieansökan däremot lämnas av en förening eller ett företag ska lönebikostnaderna tas med, eftersom föreningar och företag betalar i regel ut pengarna till den konstnärliga arbetsgruppen som löner. En del finansiärer godkänner också enskilda näringsidkare som stipendiemottagare.

Finansieringsplan

När du har beräknat kostnaderna ska du visa hur projektet ska finansieras. Stödet som finansiärerna beviljar täcker inte nödvändigtvis projektets alla kostnader, och därför måste den sökande tänka ut vilka andra intäkter som ingår i finansieringen. Å andra sidan finns det finansiärer som uttryckligen vill finansiera hela projekt. Hur detta förhåller sig får du reda på genom att läsa finansiärernas anvisningar för stipendieansökan eller fråga dem direkt.

Att beräkna intäkterna

I finansieringsplanen ska du specificera annan finansiering som erhållits och som kommer att ansökas, eventuella avtal om delproduktion, lokalavtal och annat samarbete samt eventuell egen finansiering, som exempelvis biljettintäkter, egen lokal och utrustning samt frivilligarbete. Med andra ord ska du berätta om projektet har sponsor- eller samarbetsavtal eller om det kommer att ordnas folkfinansiering. Finns det en organisation i bakgrunden? Ställer någon aktör till exempel lokaler, utrustning eller arbetsinsats till förfogande? En del finansiärer har fastställt ett pris på frivilligt arbete, exempelvis 20 euro per timme och person.

Stipendier och bidrag som ansökts och beviljats kan uppges i en tabell i budgeten på följande sätt:

• Kordelins stiftelse, ansökts oktober 2023, 10 000 € 
  • FRK Kajanalands landskapsfond, ansöks januari 2024, 8 000 €
  • Samuel Hubers konststiftelse, beviljats maj 2024, 2 500 €

Tips:

• Gör en målsatt budget för ansökningar.
• Försäkra dig om att din ansökan stämmer överens med stipendier som finansiären beviljat tidigare.
• Gör en minimibudget med vilken projektet kan genomföras. Kommunicera den också till din eventuella arbetsgrupp. Diskutera hur mycket finansiering ni behöver för att sätta igång med projektet.
• Tänk på att varken överskatta eller underskatta kostnaderna.
  • Begär eventuellt en riktgivande offert från några företag för större anskaffningar och tjänster. På så sätt ser din budget mer trovärdig ut.
• Efter ett stipendiefinansierat projekt ska du
  • spara kvittona
  • följa upp de verkliga kostnaderna och utgifterna
  • redovisa användningen av stipendiet inom utsatt tid.

Arbets- eller konstnärsstipendium

Arbetsstipendium, eller konstnärsstipendium, beviljas i regel som månader för konstnärlig verksamhet på heltid och då behövs ingen separat budget. Stipendiet är en ersättning för konstnärlig verksamhet och det ska täcka levnadskostnader och anskaffningar. Om finansiären inte har specificerat det månatliga stipendiebeloppet kan du i ansökan använda dig av beloppet av statens (dvs. Centret för konstfrämjandes) månadsstipendium, som exempelvis från och med 1 mars 2024 är 2 196,31 euro per månad, eller av Konestiftelsens arbetsstipendium, som är 2 700 euro per månad till konstnärer i början av sin karriär.

En del av finansiärerna erbjuder också möjligheten att ansöka om arbetsstipendium på deltid, exempelvis 50 procent, vilket möjliggör annat arbete vid sidan om. Ofta definierar finansiärerna hur mycket avlönat arbete mottagaren får göra under stipendietiden. 

Ifall arbetsstipendiet också täcker till exempel rese- eller materialkostnader ska det upprättas en tydlig kostnadskalkyl över dessa. Stipendiemottagaren ska själv teckna en pensions- och olycksfallsförsäkring om stipendiet beviljats för fyra månader eller längre.

Pensions- och olycksfallsförsäkringarna för konstnärsstipendiater sköts av Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt LPA (www.mela.fi). Observera följande:

• Konstnären ska själv teckna försäkringen inom tre månader efter stipendieperiodens början.
• Arbetet som stipendiat uppfyller inte arbetsvillkoret för inkomstrelaterade arbetslöshetsförmåner.
• Om en persons stipendiebelopp för hela året överskrider Centret för konstfrämjandes stipendiebelopp, som vid ingången av 2024 var 26 355,72 euro, ska det betalas skatt på den överskjutande delen. Mer information finns på www.skatt.fi (eller någon mer exakt länk).

Budgeten är en uppskattning. Vad göra om någonting ändras?

En budget är en plan, och den kan ändras. Om genomförandet av ditt projekt avviker mycket från planerna, ska du i god tid kontakta den som beviljat finansieringen och bekräfta en ny plan. Förändringar som ska rapporteras är bland annat

• ändring av längden av eller tidpunkten för arbetet
  • ändring av arbetsgruppens storlek
  • betydande ökning eller minskning av de beräknade kostnaderna
  • nya samarbets- eller sponsoravtal
  • stipendium från en annan aktör.

Obs! Om du får ett positivt finansieringsbeslut, kan du delge detta till andra eventuella finansiärer per e-post eller via en e-tjänst, om en sådan finns. Positiva beslut kan ha en positiv effekt på den som handlägger ansökningar, genom att finansiären ser att även någon annan aktör har ansett projektet värt att understödas, och då det fortfarande saknar en del av finansieringen är det smart att bevilja den. Visserligen kan finansiering från en annan aktör också ha en negativ effekt, genom att handläggaren anser att projektet redan har beviljats tillräckligt mycket understöd och avslår ansökan. 

Exempel

Konestiftelsens exempelbudget för ett flerårigt projekt som kombinerar konst och vetenskap finns på (på finska)

https://koneensaatio.fi/wp-content/uploads/Esimerkkibudjetti_2021.pdf